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IBM 云端办公室- 企业版脸书职场大革命

2020-06-07


IBM 云端办公室: 企业版脸书职场大革命

「全球布局」已成为许多企业的经营口号,为了减少因公司规模扩大而增加的沟通成本,越来越多企业主仰赖云端科技提供的服务,并致力于打造无时空限制的云端办公室,让相隔两地的团队能即时交流并分享资讯;而云端服务最大的优势──资料存取方便,使员工即使不在办公桌前,也能随时连结到公司内部的共享资料夹,安全又快速地获取所需要的资源。从研发、行销到业务,企业的每个面向都可以透过云端服务来提升工作效能。 目前市场上提供许多云端服务软体,其中又以 IBM 推出的 IBM SmartCloud for Social Business(IBM智慧社群云)功能最完善、也最体贴客户,能为企业的需求量身打造,举凡线上会议,与协力厂商合作等企业常见需求,它都能满足。科技新报(TechNews)特别邀请到 IBM SmartCloud for Social Business 两位专家:台湾 IBM 软体事业处高级软体顾问 郑舜元(Roger)和 IBM 公司软体事业处产品行销副理 郑亦捷(Jack),分别从技术及需求的角度,探讨 IBM 智慧社群云对企业的好处。

IBM SmartCloud for Social Business 虽然有 Lotus 影子,但是主打的是协同工作与沟通服务,不论是邮件的附件档案可直接讨论,或议题、商务活动的后续追蹤都是便利职场工作者的利器。

IBM 智慧社群云採用订阅制,提供企业主最即时且方便的协同服务,加强与合作伙伴的关係连结。举例来说,在处理邮件时附件档案的线上连结可内嵌,不需要在邮件中附件档寄来寄去。不但避免造成沟通效率不佳的问题,又能够快速地找到彼此工作需要的资料,整合性的作业环境更成为主要的竞争优势。IBM 软体事业处高级软体顾问 Roger 表示, IBM 很早就往云端发展,当竞争对手大吹特吹他们往云端的努力时,IBM 早已默默耕耘出一番成果 : IBM 目前已经是 SaaS(Software as a Service; 软体即服务)霸主,并致力于整合 SaaS, IaaS, 和 PaaS,让云端应用的环境更加成熟,同时也捐赠 Symphony source code 给 OpenOffice 开源社群(使用 Apache  开源规範约束),扩大 IBM 在云端应用的影响力。

行动应用不烦恼

随着智慧型手机和平板装置的普及化,随处都能办公的特性和资安的高度要求再度挑战企业应用软体在不同平台的运作。而 IBM 当然不会置身事外于行动装置的时代。对 IBM SmartCloud for Social Business 来说,不仅在两大平台 Android 和 iOS 上都有行动装置的支援,也提供 Blackberry 的支援服务。 IBM 云端办公室: 企业版脸书职场大革命

社群功能让你了解远方同事最新状况。

IBM SmartCloud for Social Business(IBM 智慧社群云),名称上特别提到 Social 社群这个字,更突显出以人为本的服务重心,透过加强即时协作的方式,强调「社群」的重要性,也强化群体的互动。读者可能很好奇,IBM 产品在云端上如何有效地进行社群应用呢? IBM 在这套邮件系统採用的 Social Mail 概念,是能让邮件系统分享档案给更多协作的参与者,改进传统 E-mail 因往返不断所衍生出不同版本的方式,让大家都能及时更新资讯。系统可让使用者在收 mail 的时候,能针对寄件者,抓取相关的线上资料(文件档案、报表或需要讨论的内容),或是直接进行线上对谈,避免传统电子邮件作业时常见的大海捞针,或是搜寻不同时间版本的档案等恼人又花时间的问题。换言之,提高协同工作的效率,促进工作之间的互动,是 IBM 这套系统最大的优点。 IBM 云端办公室: 企业版脸书职场大革命 除了企业内部的协同作业,IBM 智慧社群云更可免费邀请外部人员,让协力厂商也能在 IBM SmartCloud for Social Business 平台上, 彼此交换进度与协同作业,让云端协同合作效率极大化。相较于其他平台,IBM 智慧社群云的另一优势便是大档传输,上限可达 500MB 大小,也可在多人间互传。更重要的是具备资料安全性,不同于坊间的其他平台,中间的传输协定以及和企业系统的高整合度,都能在传输中保有一定的私密性,兼顾资料安全的考量。这样一来,小组成员的工作状态都能一目了然,不但更容易掌握工作伙伴的工作进度、档案更新的内容,以及个别成员的讨论,也确保机密不会外洩。 IBM 云端办公室: 企业版脸书职场大革命

协同专案状况一目了然。

IBM SmartCloud for Social Business 有企业用社群网站,并且在 IBM 内部得到不错的迴响。Jack 举一个实际例子,他提到台湾这边有人在内部的社群网站谈到他们团队即将争取某个案子,北京的同事看到后表示他们先前在做类似的案子,提点要注意什幺事项。北京同事分享先前成功的经验,让台湾这边的同事获益不少。IBM 提供的企业用社群网站,让分隔各地的同事能够彼此分享,打破时空距离的限制。

更智慧型的线上会议与 VOIP 支援

就目前而言,线上会议已经逐渐普及,IBM SmartCloud for Social Business 为提供企业更好的体验,目前支援 VOIP 或者是拨入方式参与会议 : 同时间上线人数最多可达 199 人,更将在不远的未来加上视讯的功能,让使用者能有更多的会议形式选择。

整合性强而且能视需求增加元件

有别于市面上的产品大多聚焦于单项功能,IBM 提供给企业的产品更注重整合功能,这也是客户愿意採用这套系统的最主要原因-能够从企业整体的需求着手。如果企业内部已有惯用的套件,IBM SmartCloud for Social Business 都可无缝整合,像是企业常用的顾客管理系统,则可导入 SugerCRM 和 Salesforce.com,另外个别企业自家的服务,像是邮件服务与其他内部系统等,也都能与 IBM 方案作有效的整合。 Roger 现场示範安装了 IBM SmartCloud for Social Business 的套件,可以直接在电脑资料夹里拖拉档案,以习惯的操作方式,透过 IBM SmartCloud for Social Business 与同事分享档案。

IBM 云端办公室: 企业版脸书职场大革命 媒体资料库资安要求不马虎

另外,在办公场所携带自己的装置越来越普及的情形下,如何确保资安要求可说是艰鉅的挑战。前面提及公司自身的服务与 IBM 服务的 Hybrid Cloud 情形,也同样面临资安的挑战。IBM 採用业界最严格的资安标準,让公司机密不轻易外洩。也不会记录使用者行为,不像常见的网路服务,必须交出一些东西给服务业者,而 IBM 提供的服务,则绝不会扫描客户的资料,确保资料的安全与隐私。

使用实例分享:更有效率地集思广益

前面提到 IBM SmartCloud for Social Business 的优点,效能提昇多,我们可以从 IBM SmartCloud for Social Business 的网站,看到不少 IBM 客户的称讚,可以观察到不同业种在应用这套系统上的差异与思维。

IBM 表示,透过企业内部社群合作能够带来实体效益,譬如IBM在全球各地的员工加起来有 40 万人,人数众多,许多好的构想,或是改进的意见,都可以透过内部的社群互动实现。以 IBM 内部的创意讨论会 Innovation Jam 为例,2006 年有 15 万人透过不同方式参与。不同国家和不同地区的 IBM 员工,透过在线上组织不同的想法,同时把业务内容、工作内容输入讨论,总计共产生 10 项新的业务,投入资金总共约 1 亿美元,营收则有 7 亿元,如此的协作产出,可谓成效良好。透过线上合作的方式,不论是跨公司、跨区域、即使是很远的距离依然可以有效率地完成工作,让成果能更完美地被付诸实现。 以下是这段影片:

IDC(国际数据资讯)曾发布报告,指出全球有 60% 的财富百大企业(Fortune 100)採用 IBM的企业社群解决方案,IBM 并连续三年被评选为企业社群软体的第一名,从此可知 IBM 的形象及产品的品质获得绝大多数企业主的信赖。 最后台湾 IBM 公司软体事业处产品行销副理 Jack 更和我们分享了 IBM 智慧社群云的 4S 口号:Social、Security、Smart、 Simple, 替 IBM 产品写下相当好的说明注脚。




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